Gemeente De Bilt: Innoveren door te Verbinden

Context

De gemeente De Bilt is een middelgrote Nederlandse gemeente vlakbij Utrecht en is ontstaan uit een samenvoeging van de
gemeenten De Bilt, Bilthoven en Maartensdijk (met daarin de kernen Maartensdijk, Westbroek, Hollandsche Rading en Groenekan). De gemeente telt 42.775 inwoners (31 mei 2018, bron: CBS) en beslaat een oppervlakte van circa 67 km². De ambtelijke organisatie van de gemeente heeft zo’n 240 medewerkers en er is een breed scala aan samenwerkingspartners.

Zoals voor veel gemeenten aan de orde is vragen diverse ontwikkelingen om het kritisch ijken van en nadenken over de identiteit, de rol en de positie van de gemeentelijke organisatie in maatschappij. De netwerksamenleving, de veranderende rol van de overheid en toenemende digitalisering stellen andere eisen aan de organisatie en de medewerkers: Hogere (opleidings)eisen, meer ruimte voor ontwikkeling en ondernemerschap, meer eigen verantwoordelijkheid en andere vormen van sturing en beheersing. De inrichting van de samenwerking met en binnen het ecosysteem en de implicaties die dat heeft voor de organisatiestructuur, -cultuur, en sturing is daarin een centraal thema.

In het voorjaar van 2016 ontstond het idee om het bestaande beleidsplan te toetsen en aan te scherpen met interne en externe stakeholders (medewerkers, leidinggevenden, medewerkers, college van B&W, Gemeenteraad en de belangrijkste externe stakeholders in het ecosysteem), en van daaruit te bepalen welke gevolgen dat zou moeten hebben voor de ambtelijke organisatie, en voor de (inrichting van de) samenwerking met interne en externe stakeholders.

Naast kwalitatief sterke uitkomsten en ideeën was een breed draagvlak randvoorwaardelijk voor het vervolg. Het directieteam van Gemeente de Bilt vroeg Prepared Mind om te helpen een participatief en interactief proces te ontwerpen, begeleiden, documenteren en rapporteren dat zou leiden tot een organisatie die klaar is voor de toekomst door:

• Het ijken en herdefiniëren van de toekomstvisie, missie, strategische keuzes
• Uitwerken van de implicaties voor organisatiestructuur, –cultuur en competenties
• Implementatie van de uitkomsten
• Breed draagvlak bij en versterkte betrokkenheid van de interne en externe stakeholders.

Vertrekpunten

• Start van het programma was het gezamenlijk verkennen van in- en externe ontwikkelen en het bouwen aan een sterk en gedeeld beeld van de toekomst: een gedragen lonkend perspectief.
• Tijdens de voorbereidende fase, en gedurende het opvolgende proces bouwden wij met de klant en een vertegenwoordiging van alle stakeholders steeds processen en interventies op maat: geen standaard methoden en draaiboeken ‘van de plank’’ maar toegepast op de situatie.
• Het gezamenlijk onderzoeken en nadenken over identiteit-, visie en daaruit volgende keuze-opties was uiterst waardevol als denkkader en richtsnoer voor beleidskeuzes en verdiepingsthema’s, in het opvolgende proces en daarna.
• De scope van het proces betrof de ambtelijke organisatie van de gemeente als spin in het web binnen een ecosysteem met complexe maatschappelijke opgave.
• Door de actieve deelname van interne en externe stakeholders werd een sterke balans gevonden tussen tempo, diepgang, kwaliteit van de uitkomsten en draagvlak.
• Change is in the method: Door te veranderen met een aanpak waarin alle betrokkenen de inhoud samen te bedenken en doorleven ontstaat diep begrip van de alternatieven, de te maken keuzes en de implicaties. Daarmee vormt het proces zelf een voorbode voor de toekomstige manier van samenwerken en organiseren.
• Door naast actieve participatie en betrokkenheid ook storytelling als hulpmiddel in te zetten kon een grote groep stakeholders worden aangesloten op een manier die bijdraagt aan doorleving en gedragenheid.

Aanpak: Whole Scale™ Change

In nauwe afstemming werd gekozen voor een participatieve veranderaanpak op basis van de principes van Whole Scale™ Change. WSC is een systeembrede aanpak die organisaties, hun leiders en medewerkers helpt bij het realiseren van veranderingen door de gezamenlijke kennis, wijsheid en inzet te bundelen. WSC-programma’s zijn opgebouwd uit een uitgekiende combinatie van opvolgende, samenhangende interventies met individuen, kleine én grote groepen: dynamische werkconferenties, interactieve workshops, opleiding, advies en coaching. Tijdens een serie van WSC events maken medewerkers bijvoorbeeld een diagnose van hun eigen organisatie, ontwikkelen een visie op de toekomst en ontwikkelen plannen over hoe die toekomst dichtbij te brengen.

– Fase 1: toetsen, verdiepen, ontwerpen, draagvlak creëren –

• Bureau-onderzoek en Quick scan huidige situatie, als basis van een plansessie voor het ontwerpen van het eerste plan van aanpak op maat met een kernteam (dwarsdoorsnede organisatie)
• Driedaagse Startconferentie waarbij 120 medewerkers van de gemeente samen op zoek gingen naar hun ‘lonkend perspectief’: Ontwikkelingen in de omgeving (lokaal, wetgeving, nieuwe opgaven), definitie rol & toegevoegde waarde ambtelijke organisatie, implicaties op hoofdlijnen voor o.a. beleid, samenwerking met interne en externe stakeholders, organisatiestructuur, cultuur. Tijdens het event organiseerden we verschillende breakout sessies met externe sprekers, een futuroloog en experten in gemeenteland.
• De centrale ambitie werd als volgt geformuleerd: ‘De Gemeente De Bilt is een professionele partner met hart voor de omgeving. We zijn een muurloze organisatie die samen met alle partners de agenda bepaalt.’
• Eendaagse Participatieve workshops, de zgn. Deep Dives ‘Ambtenaar 3.0’ en ‘Manager 3.0’: Vertalen van de uitkomsten van de startconferentie naar competenties, gedrag en ontwikkeling van de medewerkers en leidinggevenden binnen de ambtelijke organisatie
• Tweedaagse werkconferentie met het ecosysteem waarin ambtenaren, representanten van de gemeente (inwoners, ondernemers) en maatschappelijke partners (o.a. zorg, openbare veiligheid, sociaal domein) met elkaar in gesprek gingen over de gezamenlijke opgaven en de wederzijdse verwachtingen om die te realiseren.
• Participatieve analyse van de cultuur van de organisatie o.b.v. de methodiek van ongeschreven regels (interviews, uitwerking, participatieve toetsing, doorvertaling van aandachtspunten en acties)
• Vertaling van de uitkomsten van het voorgaande naar ontwerpeisen voor de organisatiestructuur (vertrekpunt volgende stap)
• Samen met het een selectie van stakeholders ontwerpen en vervolgens begeleiden van een Ontwerpconferentie waarop 60 mensen samen een eerste grofontwerp voor de inrichting van de toekomstige organisatie bedachten
• Door- en bijpraatsessies om de uitkomsten te delen en feedback te verzamelen
• Uitwerking tot finaal ontwerp door een ontwerpteam (dwarsdoorsnede medewerkers- en managementcollectief)
• Parallel: Toetsing en communicatie van de uitkomsten van de diverse conferenties en workshop binnen de organisatie, bij College van B&W, gemeenteraad, OR en bij externe stakeholders in het ecosysteem

– Fase 2: Realiseren en borgen –

Begeleiding van de implementatie en borging van de uitkomsten van fase 1 waaronder coaching van het leidercollectief (directie en teamleiders) van de ‘nieuwe’ organisatie, begeleiden van teamontwikkeling, meten van voortgang en resultaat en het participatief evalueren van de voortgang na 1 jaar.

Deliverables

Een selectie uit de deliverables in de loop van het project:

• Rapportages van de diverse workshops en werkconferenties: Van de meetings waaraan een grote groep stakeholders deelnam is een uitgebreid verslag in woord en beeld gemaakt. Informatie over het procesverloop, de gespreksthema’s, inhoudelijke uitkomsten en de deelnemers werd daarin gebundeld, als basis voor de volgende stappen.
• We leverden samen met een multidisciplinair projectteam een Organisatieboek op waarin de details van de nieuwe werkwijze, structuur en besturing is uitgewerkt, als vertrekpunt voor de verdere verfijning in de nieuwe teams.
• Het ‘verhaal van Joost’ was een combinatie van storytelling en een journey waarin een ambtenaar ervaart hoe het is om anders samen te werken met burgers en ondernemers.
• De Krant ‘De Bilt in Beeld’ beschrijft in journalistieke stijl de praktijk van de diepere ongeschreven regels en overtuigingen binnen de organisatiecultuur, en het effect dat dit heeft op medewerkers en op de prestaties van de gemeente richting maatschappij en stakeholders .
• Diverse verhalen, presentaties, blogs, tekeningen, videoproducties, cartoons en andere uitingenwerden gemaakt en gebruikt t.b.v. breder toetsen van tussentijdse uitkomsten en het aansluiten van in- en externe stakeholders .
• Tussentijdse rapportages over procesverloop en uitkomsten voor directieteam, Gemeenteraad en College van B&W.

Uitkomsten

Het resultaat is een transformatie van de structuur en cultuur van de organisatie van de gemeente De Bilt. Er wordt nu gewerkt in multidisciplinaire gebiedsteams binnen de eenheid Gebieden enerzijds en een klantenservice en gemeentewinkel binnen de eenheid Inwonerplein anderzijds. Deze eenheden worden centraal ondersteund.

De Gebiedsteams De Bilt, Bilthoven en Groene Kernen werken met partners en inwoners aan een prettige leefomgeving. Dit doen zij vanuit verschillende disciplines. Ieder gebiedsteam heeft gebiedsmakelaars die de schakel zijn tussen de samenleving en de gemeente. Het Inwonerplein is er voor alle vragen van de klanten. Zij zorgen voor een snelle afhandeling daarvan of zetten de vragen door naar de andere eenheden. Het team levert ook standaardproducten zoals paspoorten. De Centrale Ondersteuning ondersteunt de andere teams bij het uitvoeren van hun opdracht. Dit doen zij door het geven van advies op verschillende taakvelden (o.a. juridisch en financieel) en door het op orde houden van administratieve processen en facilitaire zaken.